Politique de confidentialité

Cette politique explique comment HubOps recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25. Elle est rédigée en termes simples : n'hésitez pas à nous écrire si un passage n'est pas clair.

HubOps est un logiciel utilisé par des entreprises de construction (nos « clients ») pour gérer leurs projets, leur équipe, leurs soumissions et leur facturation. Cette politique concerne trois groupes de personnes :

• les utilisateurs de HubOps : employés, gestionnaires et administrateurs d'une entreprise ;
• les clients de ces entreprises, qui reçoivent une soumission, un avenant ou une facture par HubOps (voir la section 4) ;
• les sous-traitants inscrits par une entreprise pour planifier ses chantiers.

1. Qui est responsable de vos renseignements ?

• L'entreprise qui utilise HubOps (votre employeur, ou l'entrepreneur qui vous a envoyé une soumission ou une facture) est responsable des renseignements qui vous concernent. C'est à elle que vous adressez d'abord vos demandes. Le nom de son responsable de la protection des renseignements personnels est affiché dans HubOps (page Mon compte → Mes données pour les employés) et au bas de chaque soumission, avenant ou facture consulté en ligne.
• Claude Dupuis-Palermo Enr., qui exploite HubOps, agit pour le compte de cette entreprise, à titre de mandataire. Nous n'utilisons ces renseignements que pour fournir le service. Nous sommes responsables des renseignements des administrateurs qui créent un compte pour leur entreprise.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels de Claude Dupuis-Palermo Enr. : Claude Dupuis-Palermo, admin@hubops.ca, 1689, des Mandolines, Saint-Jérôme (Québec) J7Z 7J6, Canada.

3. Renseignements des utilisateurs (employés, gestionnaires)

Ce qui est recueilli

• Identification : nom, courriel, téléphone (facultatif).
• Emploi : rôle, taux horaire, statut (actif, en départ, désactivé).
• Temps de travail : heures d'entrée et de sortie, corrections demandées, approbations.
• Horaire : quarts de travail planifiés sur les chantiers.
• Congés et banques : demandes de congé, soldes de vacances, de maladie et d'heures.
• Équipements : matériel prêté, dates de remise et de retour, état au retour, et l'image de votre signature manuscrite sur la décharge de réception.
• Cartes de chantier : type de certificat de compétence CCQ, métier, numéro et date d'échéance, détention de la carte ASP Construction.
• Chantier et position au poinçon : le chantier choisi et, seulement si ce chantier a un emplacement défini par votre employeur, la position de votre appareil (latitude, longitude, précision) lue une seule fois au moment du Punch In et du Punch Out, ainsi que la distance par rapport au chantier.
• Journal de chantier : les notes, la météo et les photos que vous ajoutez au journal d'un chantier, avec votre nom et la date.
• Boîte courriel (gestionnaires, facultatif) : si vous connectez votre compte Gmail ou Outlook pour envoyer les soumissions et factures, HubOps conserve votre adresse et une autorisation d'envoi chiffrée. HubOps peut seulement envoyer les courriels que vous demandez : il ne lit pas votre boîte. Vous pouvez déconnecter la boîte en tout temps (l'autorisation est alors supprimée).
• Données techniques : un témoin (cookie) de session nécessaire pour rester connecté, et votre préférence de thème (clair ou sombre), conservée seulement sur votre appareil.

HubOps ne suit pas vos déplacements : aucune position n'est lue en dehors du moment précis où vous poinçonnez à un chantier géolocalisé, ni en arrière-plan, ni pendant votre quart. HubOps n'utilise aucune donnée biométrique, ne fait aucun profilage, n'affiche aucune publicité et ne vend aucun renseignement. La signature est conservée comme une image : elle ne sert pas à vous identifier automatiquement.

Localisation au poinçon

Cette fonction permet de confirmer que les heures déclarées ont été faites sur le chantier prévu. Elle est désactivée tant que votre employeur n'a pas défini l'emplacement d'un chantier, et votre téléphone vous demande toujours votre autorisation avant la première lecture. Vous pouvez refuser ou retirer cette autorisation dans les réglages du téléphone : le poinçon est alors marqué « position non fournie », sauf sur un chantier où votre employeur exige la position pour poinçonner. La sortie n'est jamais bloquée.

Photos du journal

Les photos servent à documenter l'avancement des travaux. Évitez de photographier des personnes sans leur accord. Les photos sont réduites (1 600 pixels au maximum) avant l'envoi et sont visibles seulement par les gestionnaires et les employés affectés au chantier.

Pourquoi nous les utilisons

• Permettre à votre employeur de suivre le temps travaillé, calculer la paie et les heures supplémentaires.
• Planifier les quarts et gérer les demandes de congé et les banques d'heures.
• Suivre le matériel prêté et prouver sa remise (décharge signée) et sa restitution.
• Vérifier la validité des cartes de compétence exigées sur les chantiers.
• Savoir qui travaille sur quel chantier, confirmer qu'un poinçon a été fait sur place et documenter les travaux.
• Calculer le coût de la main-d'œuvre et la rentabilité des projets.
• Faire fonctionner, sécuriser et améliorer le service (connexion, prévention des abus).

Consentement

À votre première connexion, HubOps vous présente un résumé de cette politique et vous demande votre consentement. Vous pouvez le retirer en tout temps à la page Mon compte → Mes données. Le retrait peut empêcher l'utilisation de HubOps ; votre employeur vous indiquera alors une autre façon de faire. Les renseignements que la loi oblige votre employeur à conserver (par exemple le registre de paie) peuvent être conservés malgré le retrait.

4. Renseignements des clients qui reçoivent une soumission, un avenant ou une facture

Si une entreprise vous a envoyé un document par HubOps, c'est elle qui a inscrit vos renseignements et qui en est responsable. HubOps les conserve pour son compte.

Ce qui est recueilli

• Coordonnées : nom, nom de la personne-ressource, adresse, courriel et téléphone, inscrits par l'entreprise.
• Projet : adresse du chantier, description et prix des travaux, paiements reçus.
• Réponse en ligne : si vous acceptez ou refusez une soumission ou un avenant, votre nom, l'image de votre signature, la date et l'heure, l'adresse IP de votre appareil et, en cas de refus, le motif indiqué.
• Consultation : la date à laquelle le document a été ouvert pour la première fois.

Pourquoi

• Vous transmettre la soumission, l'avenant ou la facture et vous permettre d'y répondre.
• Conserver la preuve de votre acceptation (nom, signature, date, adresse IP), qui forme le contrat entre vous et l'entreprise.
• Permettre à l'entreprise de suivre ses paiements et de respecter ses obligations comptables et fiscales.

Vous n'avez pas besoin de créer un compte. Le lien reçu est personnel : toute personne qui le possède peut consulter le document, alors ne le transférez qu'aux personnes concernées. Pour exercer vos droits (accès, correction, suppression), écrivez à l'entreprise qui vous a envoyé le document : HubOps lui permet d'exporter ou de corriger tout ce qui vous concerne.

5. Renseignements des sous-traitants

Une entreprise peut inscrire ses sous-traitants (nom de l'entreprise, métier, personne-ressource, courriel, téléphone) pour planifier ses chantiers. Ces renseignements ne servent qu'à cette fin et ne sont visibles que par les gestionnaires de cette entreprise.

6. Qui peut voir les renseignements

• Chaque utilisateur voit ses propres renseignements.
• Les gestionnaires et administrateurs d'une entreprise voient ceux de leur équipe, de leurs clients et de leurs projets, selon leur rôle.
• Les données de chaque entreprise sont isolées : aucune autre entreprise cliente ne peut y accéder.
• Nos fournisseurs techniques, liés par contrat et qui n'y accèdent que pour faire fonctionner le service :
  • Supabase : base de données, authentification, stockage des fichiers (signatures, photos, reçus) ;
  • Vercel : hébergement de l'application, exécutée à Montréal ;
  • Resend : envoi des courriels automatiques de HubOps (connexion, invitations) ;
  • Google ou Microsoft : seulement si un gestionnaire connecte sa boîte Gmail ou Outlook, pour envoyer les courriels qu'il demande.

7. Hébergement et communication à l'extérieur du Québec

La base de données, les fichiers et l'exécution de l'application sont hébergés au Canada, dans la région suivante : Canada (Montréal). Certains fournisseurs (Resend pour les courriels automatiques, et Google ou Microsoft si un gestionnaire connecte sa boîte courriel) peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Canada, entre autres aux États-Unis. Certains fournisseurs sont des entreprises américaines. Avant toute communication hors du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée et des mesures contractuelles et techniques sont mises en place pour assurer une protection adéquate.

8. Sécurité

• Chiffrement des échanges (HTTPS) et des données au repos chez nos hébergeurs.
• Isolation stricte des données par entreprise, appliquée directement dans la base de données.
• Accès limité selon le rôle (employé, gestionnaire, administrateur).
• Signatures, photos et reçus conservés dans des espaces privés, consultables seulement par lien temporaire.
• Autorisations d'envoi Gmail et Outlook chiffrées.
• Liens de soumission et de facture impossibles à deviner.
• Les heures de poinçon sont fixées par le serveur : elles ne peuvent pas être modifiées par l'appareil.

9. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés le temps nécessaire aux fins indiquées ci-dessus et aux obligations légales de l'entreprise, puis détruits. Chaque entreprise choisit son délai de conservation (trois ans par défaut) et HubOps lui permet de détruire les renseignements arrivés à échéance :

• Employés désactivés : le délai choisi, après leur dernière activité.
• Soumissions non acceptées (brouillons, refusées, expirées) : le délai choisi, après leur dernière modification.
• Journal de chantier (notes et photos) : le délai choisi, après la date de l'entrée.
• Documents comptables et contractuels (factures et paiements, soumissions acceptées, avenants, dépenses et reçus, avec les signatures et adresses IP qui s'y rattachent) : au moins six ans après la fin de l'année à laquelle ils se rapportent, comme l'exigent les lois fiscales, ou plus si le délai choisi est plus long.
• Clients : détruits lorsqu'il ne reste plus aucun document ni projet qui les concerne.
• Autorisation d'envoi courriel : jusqu'à ce que le gestionnaire déconnecte sa boîte.

Lorsqu'une entreprise cesse d'utiliser HubOps, ses données lui sont remises sur demande, puis détruites.

10. Vos droits

• Accès : obtenir une copie de vos renseignements.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact ou incomplet.
• Portabilité : recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé. Les employés peuvent le faire en tout temps avec le bouton Télécharger mes données de la page Mon compte ; pour les clients, l'entreprise peut exporter leurs renseignements depuis HubOps.
• Retrait du consentement et suppression, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Plainte : à l'entreprise concernée, à nous, puis à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Employés : faites vos demandes dans HubOps (Mon compte → Mes données) ou par courriel au responsable de votre employeur. Clients : écrivez à l'entreprise qui vous a envoyé le document. Vous pouvez aussi nous écrire. Une réponse vous est donnée dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information.

11. Incidents de confidentialité

Tout incident est consigné dans un registre. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées en sont avisées avec diligence, et des mesures sont prises pour diminuer le risque.

12. Personnes de moins de 14 ans

HubOps ne s'adresse pas aux personnes de moins de 14 ans.

13. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date d'entrée en vigueur figure en haut de la page. Si un changement touche la façon dont vos renseignements sont utilisés, votre consentement vous sera demandé de nouveau dans HubOps.