Conditions d'utilisation et entente de traitement

Les présentes conditions encadrent l'utilisation de HubOps, exploité par Claude Dupuis-Palermo Enr. (« nous »), par une entreprise cliente (le « client ») et ses utilisateurs. En créant un espace d'entreprise, l'administrateur les accepte au nom du client.

1. Le service

HubOps permet de gérer les soumissions, les projets et chantiers, la facturation, le journal de chantier, l'équipement prêté aux employés, l'horodateur, les congés, les banques d'heures et les départs. Le service est fourni « tel quel ». Nous visons une disponibilité élevée, sans la garantir.

2. Comptes et accès

• Chaque utilisateur est responsable de la confidentialité de son mot de passe.
• Le client décide qui a accès à son espace et avec quel rôle, et retire l'accès de ses anciens employés.
• Il est interdit de tenter d'accéder aux données d'un autre client ou de perturber le service.

3. Abonnement

Un essai gratuit de 14 jours est offert. Les plans payants et leurs prix sont affichés dans HubOps (Mon compte → Abonnement). Le client peut changer de plan ou cesser d'utiliser le service en tout temps.

4. Entente de traitement des renseignements personnels

Cette section constitue l'entente écrite exigée lorsqu'une entreprise confie des renseignements personnels à un mandataire (article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé).

4.1 Rôles

Le client est l'entreprise responsable des renseignements de ses employés, de ses sous-traitants et de ses propres clients (coordonnées inscrites dans les soumissions, avenants et factures, nom, signature et adresse IP d'acceptation, paiements), ainsi que des photos ajoutées au journal de chantier. Nous agissons comme mandataire : nous traitons ces renseignements uniquement pour fournir HubOps au client, selon ses instructions.

4.2 Engagements du client

• Informer ses employés de l'utilisation de HubOps et des fins de la collecte.
• Ne transmettre le lien d'une soumission, d'un avenant ou d'une facture qu'au client concerné : toute personne qui possède ce lien peut le consulter.
• Inscrire le nom et le courriel de son responsable de la protection des renseignements personnels : ils sont affichés à ses clients sur chaque document consulté en ligne.
• Ne saisir que les renseignements nécessaires et veiller à leur exactitude.
• Désigner son responsable de la protection des renseignements personnels (champ prévu dans HubOps).
• Répondre aux demandes de ses employés et de ses clients (accès, rectification, etc.) ; HubOps lui fournit les outils pour le faire.
• Choisir un délai de conservation et détruire régulièrement les renseignements arrivés à échéance (page Confidentialité de HubOps).

4.3 Nos engagements

• N'utiliser les renseignements qu'aux fins du service ; ne jamais les vendre ni les utiliser à des fins publicitaires.
• Limiter l'accès aux personnes qui en ont besoin, tenues à la confidentialité.
• Maintenir des mesures de sécurité raisonnables : chiffrement, isolation des données par client, contrôle des accès.
• Aviser le client sans délai de tout incident de confidentialité touchant ses données et collaborer à sa gestion.
• Aider le client à répondre aux demandes d'exercice des droits (exportation des données, correction, suppression).
• Ne recourir qu'à des sous-traitants liés par des obligations équivalentes : Supabase (base de données, authentification, stockage), Vercel (hébergement), Resend (courriels automatiques) et, seulement si un gestionnaire connecte sa boîte courriel, Google ou Microsoft (envoi des courriels qu'il demande). Toute communication hors du Québec est précédée d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

4.4 Fin du service

À la fin de l'abonnement, le client peut exporter ses données depuis HubOps. Elles sont ensuite détruites dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale contraire.

5. Responsabilité

Le client demeure responsable des calculs de paie qu'il transmet à son service de paie et de la conformité de ses pratiques aux normes du travail. Dans les limites permises par la loi, notre responsabilité se limite aux sommes payées pour le service au cours des 12 derniers mois.

6. Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent.

7. Nous joindre

Claude Dupuis-Palermo Enr., 1689, des Mandolines, Saint-Jérôme (Québec) J7Z 7J6, Canada — admin@hubops.ca.